Ufoni v Sony

Na začátku projektu UFO (univerzální formuláře – podobné veselé názvy aplikací a IT projektů patří v Sony Czech k firemním zvyklostem) byl požadavek na zformalizování a zpřehlednění schvalovacích procesů . Tento požadavek přišel od managementu české pobočky i auditorů, kteří zkoumali podnikové procesy z hlediska Sarbanes Oxley Act (transparentnost pro investory na amerických burzách). Od první chvíle bylo jasné, že pokud by se papíry měly pohybovat mezi stoly podle nových schvalovacích pravidel, přineslo by to nepřijatelné zatížení zaměstnanců. Tedy situace pro zavedení elektronického oběhu dokumentu.

Nejvhodnější řešení na světě

V této situaci v Sony důkladně zvažovali jakou cestou jít. „Zadání znělo řešení pro neomezený počet formulářů neznámé struktury. V řadě případů se jedná o poměrně složité procesy. Někdy je ke schválení zapotřebí až šesti podpisů, z toho polovina obsahuje podmínky. Podstatné pro nás bylo i to, aby uživatelé mohli sami vytvářet další formuláře pro podporu budoucích procesů,“ vysvětluje ředitel IT Miroslav Kovařík. Jako jedna z cest se nabízel vlastní vývoj. Mimo jiné proto, že v Sony už měli zkušenost s vývojem formulářů pro pokrytí personální administrativy. „Vymysleli jsme řešení a věděli jsme, že bychom takový systém uměli vyvinout, ale bylo nám také jasné, že bychom na to neměli dost kapacity,“ pokračuje Miroslav Kovařík. Ve spolupráci s externí poradenskou firmou tedy zkoumali různé softwarové nástroje dostupné na globálním trhu a nakonec padla volba na inteligentní formuláře 602XML. A svého rozhodnutí nelitují. „Ten produkt splňuje naše požadavky, je dostatečně stabilní, snadno jsme se s ním naučili zacházet. Navíc to má obrovský potenciál pro další rozvoj, co se týče funkcí i zahrnutí dalších uživatelů – například obchodních partnerů,“ pochvaluje si IT ředitel. O spokojenosti s produktem svědčí i rozhodnutí firmy Sony roztáhnout toto řešení do celého regionu.

Schvalovatel v Sony dostane e-mailem link, klikne na něj, podepíše elektronickým podpisem nebo vrátí s výhradami a formulář automaticky putuje firmou až do finálního schválení a poté do okamžiku, kdy vykonavatel svým podpisem stvrdí, že akce byla provedena. Není možné někoho obejít, není možné přepisovat kolonky, není možné podniknout krok, který by byl v rozporu s předpisy, všude je prokazatelné, kdo a kdy který krok schválil či provedl. Auditoři tedy mohou být spokojeni. Ale systém usnadňuje situaci i zaměstnancům. Umožňuje jim připojovat k žádankám neomezený počet příloh, takže k nim má schvalovatel přístup odkudkoliv. U každé žádosti je vidět, v jakém stádiu je její schvalování. Když někdo odjíždí z kanceláře, prostě jen zaklikne, kdo bude místo něj schvalovat které dokumenty po dobu nepřítomnosti. Mezitím se připravují další kroky, které práci s elektronickými dokumenty ještě usnadní.

Technologie do uživatelské nepohody

Cesta k dnešnímu stavu byla poměrně rychlá, ale nebyla jednoduchá. Rozhodnutí nasadit 602 XML padlo v létě loňského roku (poté, co se lidé ze Sony přesvědčili v úřadu Moravskoslezského kraje, že posuzovaná technologie dokáže bez problémů obsloužit organizaci o stovkách uživatelů). V září byl zahájen pilotní provoz, ale jen o pár týdnů později došlo k velkým organizačním změnám, které znemožnily, aby tomu IT oddělení věnovalo projektu dostatek pozornosti a zdrojů. Přebíralo totiž odpovědnost za infrastrukturu v celém regionu, a zároveň řešilo převedení některých aktivit na outsourcing. Na formuláře tedy nebyl čas. Rozhodujícím zlomem se tak stal až březen letošního roku, kdy ředitel divize spotřební elektroniky prostě přestal přijímat některé žádanky na papíře. Jak Miroslav Kovařík konstatuje, právě tyto nesnáze prověřily odolnost produktu. „Kdyby to řešení nemělo tuhý kořínek, tak by v takových podmínkách neobstálo,“ říká. „Hodně pomohla i dobrá podpora ze strany 602. Reagovali rychle a s pochopením“.

Česká pobočka Sony má dnes k dispozici řešení, které kromě standardních funkcí automatického oběhu interních formulářů, umí i řadu věcí navíc – například podmíněné schvalování (schvaluji za předpokladu, že …), workflow ve skupinách, dynamická vazba na externí databáze (formulář automaticky vyplní některá pole aktuálními hodnotami z ERP systému). A vše je na nejlepší cestě, aby toto řešení bylo brzy k dispozici jejich kolegům ve 12 dalších zemí.

Podrobnější případovou studii najdete zde.