Spisová služba – další administrativní povinnost nebo radikální usnadnění práce. Co si vyberete?

Od července 2012 bude pro většinu českých nemocnic platit povinnost provozovat spisovou službu, tedy informační systém, který registruje dokumenty a sleduje či řídí jejich oběh a úkony, které jsou s nimi prováděny. Od vytvoření či přijetí dokumentu až po odeslání, archivaci, či skartaci.

ROKY FRUSTRUJÍCÍ PRÁCE NEBO IMPLEMENTACE ZA PÁR DNŮ?

Nemocnice podléhající této povinnosti budou v příštích měsících procházet martyriem. Jinak se asi nedá označit zdlouhavé a nesmírně komplikované nasazování informačního systému třídy spisová služba. O tom nejlépe svědčí zkušenosti mnoha úřadů, kde budováním spisové služby strávili více než rok (mnohdy i více než dva roky) a kde se nyní úzkostlivě snaží vyhnout čemukoliv, co by si vyžádalo změnu v pracně instalovaném systému. Tedy vyhnout čemukoliv, co by změnilo pravidla pro oběh některého sledovaného dokumentu.

Ale je tu ještě druhá možnost. Společnost Software602 nabízí systém, který splňuje všechny požadavky kladené legislativou na spisovou službu, lze jej nasadit velice snadno a rychle a – pokud to bude v budoucnu zapotřebí – přenastavit obratem. Tento systém nabízí i řadu funkcí navíc, bez navýšení ceny. Není divu, že jej často nasazují i organizace, které povinnosti zavést spisovou službu nepodléhají.

INTELIGENTNÍ MINIAPLIKACE MÍSTO NEUVĚŘITELNĚ SLOŽITÝCH SYSTÉMŮ

Systém Software602 je většinou označován jako formulářová spisová služba, což odkazuje na inteligentní formuláře – miniaplikace, které se uživateli jeví jako interaktivní obdoba tiskopisu, ale které mají vlastní logiku, obsahují pravidla pro oběh a jsou schopny načítat data z informačních systémů nebo do nich zapisovat. Tyto inteligentní formuláře hrají roli elektronických košilek, k nimž jsou dokumenty připojovány jako příloha.

Protože inteligentní formuláře podporují elektronický podpis, vznikají přímo při schvalování elektronické originály, které mohou být automaticky archivovány a kdykoliv později použity jako doklad o tom, kdo co schválil nebo zamítl a kdy.
Hlavní rysy formulářové spisové služby lze shrnout takto:

KLÍČOVÉ FUNKCE DO TÝDNE

Nasazení během několika dnů. Za několik dnů nebo maximálně týdnů je zpravidla instalováno jádro systému. Toto jádro je propojeno s aplikací, v níž jsou udržovány uživatelské role a identity. Je tak pokryta obsluha datové schránky a několik nejsnadnějších procesů.

NEOMEZENÝ POČET PROCESŮ V CENĚ

Poté je možné postupně přidávat neomezený počet dalších procesů. To už zdravotnické zařízení může provádět vlastními silami – vytváří formuláře, zadává pravidla pro jejich oběh, mění nastavení stávajících procesů, přidává další pravidla a výjimky a navazuje další informační systémy. To už je činnost, která je v zásadě nekonečná – formulářový systém žije se zdravotnickou organizací a přizpůsobuje se jejím měnícím se potřebám.

E-NESCHOPENKA, HLÁŠENÍ PRO ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNY A DALŠÍ

Připravené sady formulářů pro elektronizaci nejčastějších interních i externích procesů: administrativa nepřítomnosti pracovníků, žádanky o vyšetření, schvalování faktur, statistická hlášení, elektronické oběžníky, služební cesty, hlášení vůči ČSSZ, ÚZIS, zdravotním pojišťovnám či elektronická neschopenka. Zdravotnické zařízení může tyto sady pro elektronizaci procesů používat bez omezení ve stávající podobě nebo si je přizpůsobit vlastním specifickým požadavkům (vazba na informační systémy, grafický design s konkrétním logem, specifická pravidla pro oběh atd.)

AUTOMATIZOVANÁ DLOUHODOBÁ ARCHIVACE

Dlouhodobý archiv zdravotnické dokumentace. Dokumenty jsou uchovávány elektronicky v takové podobě, aby byla jistota dodržení všech požadavků legislativy a aby bylo jisté, že kdykoliv v budoucnu obstojí před úřady či auditory a budou použitelné v důkazním řízení. Samozřejmostí je automatický převod do formátu PDF/A, který zajišťuje plnou čitelnost po neomezeně dlouhou dobu, kontrola správnosti, opatření popisnými daty pro pozdější snadné dohledání a vše, co k tomu patří. O archivované dokumenty je průběžně pečováno, až do chvíle, kdy může být provedena jejich skartace nebo kdy mají být předány jiné instituci.

V tomto archivu jsou pochopitelně uchovávány i další dokumenty jako faktury, objednávky, záznamy o schválení investic, pracovní smlouvy, smlouvy s dodavateli či pojišťovnami apod.

VEŠKERÉ DOKUMENTY ZVENČÍ KOMPLETNÍ A BEZ CHYB

Nemocnice získává s formulářovou spisovou službou také možnost vytvářet formuláře pro sběry dokumentů a dat od pacientů, dodavatelů, jiných organizací či kohokoliv jiného. Formulář je zpravidla publikován na internetové stránce, odkud si jej uživatel může stáhnout do svého počítače a postupně vyplňovat. 

Po vyplnění jej uživatel odešle – nemocnice dostane jak dokument, který může být autorizován elektronickým podpisem nebo průchodem datovou schránkou, tak data připravená pro strojové zpracování. Tato data mohou být „přibalena“ k dokumentu, odeslána přes webové služby nebo přenesena prostřednictvím čárového kódu, který je při vyplňování vytvářen, aby byl později zpracován čtečkou čárového kódu. Pro zdravotnické zařízení to znamená, že dostává podání zcela bez chyb (logická kontrola ve formuláři nedovolí odeslat chybný nebo neúplný dokument) a že zcela odpadá přepisování.

V praxi jsou tyto formuláře nejčastěji využívány pro sledování spokojenosti pacientů, požadavky na vyšetření, objednávky a faktury.

VŠE, CO POTŘEBUJETE K ELEKTRONIZACI

Součástí řešení jsou i další funkce a nástroje (včetně nástrojů pro dávkové převody stávajících archivů, připojování časových razítek, automatickou kontrolu korektnosti elektronických dokumentů apod.). Vznikl tak celek pokrývající všechny potřeby zdravotnické organizace, která chce pracovat s elektronickými originály dokumentů a zároveň důsledněji využívat investice do již instalovaných informačních systémů.