Z pracovníků nákupního oddělení, kteří ještě před dvěma lety trávili většinu času frustrující administrativou, se stali nákupní experti, kteří znají svoje trhy, umí smlouvat a jsou schopni vyjednat s dodavateli zajímavější podmínky, případně vyhledat lepšího dodavatele. Tak lze stručně popsat jednu ze změn, které přineslo pokrytí poptávek zakázkové výroby tokem inteligentních formulářů 602XML.
Ale mnohem víc nám komplikovala život chybovost. Často chyběly údaje nebo obchodník zadal něco, co nebylo technicky proveditelné.
Firma TART zabývající se dodávkami obalů, obalových materiálů a balících strojů obsluhuje zákazníky, kteří sídlí na celém území České republiky, na Slovensku, v Polsku a Rumunsku. Pro práci s těmito zákazníky mají klíčový význam tzv. obaloví poradci (vlastně bychom je mohli nazvat account manažery), kteří jsou se zákazníky v kontaktu a – mimo jiné – sbírají podklady, na jejichž základě kolegové v brněnské centrále společnosti vytvářejí nabídky. Do jara 2008 probíhala tato komunikace způsobem, který dnes vedoucí systémové podpory prodeje Milan Potáček popisuje výrazem umělecká tvořivost. „Někdo posílal požadavky v excelové tabulce, někdo ve wordu, někdo je psal do těla e-mailu. Ale mnohem víc nám komplikovala život chybovost. Často chyběly údaje nebo obchodník požádal o něco, co nebylo technicky proveditelné. Lidé v poptávkovém oddělení ztráceli obrovské množství času tím, že museli údaje opravovat nebo obchodníky znovu kontaktovat a žádat o doplnění či změnu,“ vzpomíná.
Formulář jako jaderná elektrárna
Taková podoba procesu obtěžovala a zdržovala, ale firma TART dokázala navzdory tomu vyhrávat výběrová řízení a dodávat v potřebné kvalitě. Potom ale přišel bod, kdy neuspořádanou komunikaci nebylo možné dále tolerovat. Dotěžování chybějících údajů a odstraňování chyb se totiž tak rozrostly, že se objevila nutnost rozšířit počet pracovníků poptávkového oddělení. „Pokud by větší počet pracovníků znamenal vyšší obrat nebo lepší služby zákazníkům, mělo by to smysl. Ale tady šlo vyloženě jen o zbytečnou administrativu,“ vysvětluje Milan Potáček. V roce 2007 tedy padlo rozhodnutí pokrýt proces inteligentními formuláři 602XML. Jak k tomu IT manažer uvádí, již předtím proběhly určité pokusy vyvinout pro tento účel řešení na míru. To se však ukázalo jako příliš komplikované, pracné a nákladné. „Pak jsem se v podstatně náhodou dostal na prezentaci firmy Software602 a hned mi bylo jasné, že nabízí přesně to, co hledáme. Tady už byla hotová technologie, kterou šlo snadno přizpůsobit tomu, co jsme potřebovali.“Formulář, který si svou složitostí vysloužil přirovnání k atomové elektrárně, byl připraven během jednoho měsíce. Následovalo období, kdy jej dostali obaloví poradci, připomínkovali, byla vytvořena další verze a to se několikrát opakovalo. Na jaře 2008 šlo řešení do rutinního provozu. Obchodníci změnu nepřijímali úplně snadno, ale hodně pomohla skutečnost, že na obrazovku dostali interaktivní obrázek tiskopisu a tudíž neměli pocit, že by se jednalo o nový informační systém. Navíc brzy zjistili, že jim nová úprava zjednodušila práci. Jakmile formulář povolí odeslání, obalový poradce ví, že je vše vyplněno správně a že nebude třeba nic doplňovat. A nabídky přicházejí rychleji než před tím.
...obchodník přidá manažerské shrnutí, reference či další informace podle konkrétního zákazníka a předá – jako inteligentní formulář, ve formátu PDF nebo třeba vytiskne a odnese osobně.
Celý řetězec dodávky
Proces dnes vypadá tak, že poradce vyplní inteligentní formulář (někdy v notebooku přímo za přítomnosti zákazníka), který jej vede, připomíná, na co se má zeptat a hlídá, že jsou zadány jen takové kombinace požadavků, které mají smysl z hlediska technologie. Když uživatel zvolí typ materiálu, formulář nabídne parametry, které je třeba zadat a nepovolí překročení mezních hodnot, jako například šířka fólie. Funguje nápověda, kontrola povinných polí a vše ostatní, co je možné od chytrého formuláře čekat.Obalový poradce formulář odešle a data putují do CRM systému, kde jsou k dispozici pracovníkům poptávky, kteří jsou zároveň odpovědní za nákup. Ti požadavky zkontrolují, schválí a systém vygeneruje další formulář, tentokrát pro subdodavatele. Ti v něm potvrdí, že jsou schopni dodat a doplní technické parametry, termíny a cenu. V nákupním – poptávkovém oddělení tyto informace zkontrolují, doplní a vytvoří z nich nabídku. Obalový poradce k této nabídce přidá manažerské shrnutí, reference či další informace podle konkrétního zákazníka a předá – jako inteligentní formulář, ve formátu PDF nebo třeba vytiskne a odnese osobně.
Nejdříve přišlo na řadu vyhodnocování úspěšnosti nabídek a příčin úspěchu nebo neúspěchu, poté sledování shodnosti procesů. Rýsují se i další oblasti.
Verze pro tisk
