Kdo by nechtěl mít místo metrů šanonů bezpapírový archiv, kde budou elektronické originály seřazené a opatřené metadaty (údaje o tom, co obsahuje soubor, kdo jej vytvořil, klíčová slova apod.) a kde bude možné vyhledávat tak, že zadáte do nějakého formuláře, co vás zajímá a vyjede vám seznam odkazů na elektronické originály. Není vůbec zapotřebí vypočítávat, co všechno by se tím urychlilo a zjednodušilo.
Nová právní úprava (novela zákona o archivnictví z června letošního roku) navíc umožňuje, aby podnik uskutečnil vlastními silami převod z papírových do elektronických dokumentů "se stejným právním účinkem". A to nejen u těch dokumentů, jichž je původcem. Pochopitelně při dodržení určitých podmínek, které zahrnují mimo jiné elektronický podpis a časové razítko.
Pokud jsou texty pohromadě, je to ideální situace pro dávkový převod. Automat prostě převede wordy do PDF s patřičnými atributy.
Proti tomu ovšem stojí nutnost vzít každý papír, oskenovat jej (nejspíš do formátu JPG), převést do PDF se správným profilem, opatřit metadaty, zapečetit elektronickým podpisem a časovým razítkem. Což je tak náročné, že mnoho organizací raději plánuje zůstat u papírových archivů.
Z téhle šlamastiky ovšem často existuje velmi snadná cesta ven. V mnoha firmách je tomu tak, že v archivu máme papíry s razítkem inkoustovým podpisem a někde jinde existují wordové dokumenty, jejichž vytištěním tyto papíry vznikly. Pokud jsou texty pohromadě, je to ideální situace pro dávkový převod. Automat prostě převede wordy do PDF s patřičnými atributy. Kdo chce vidět, jak může takový dávkový převod vypadat v praxi, může se podívat do České školní inspekce, kde takto vytvořili více než 20 000 PDF během 48 hodin. Případovou studii najdete zde.
Pokud papírové dokumenty vznikly z nějakých dat v informačním systému, je postup stejný. Automatické vytvoření PDF souborů, zapečetění elektronický certifikátem podniku a časovým razítkem.
Mají-li zdrojové soubory uživatelé ve svých počítačích, je situace komplikovanější, ale pořád ještě to jde. Je prostě zapotřebí, aby uživatelé tyto soubory zadali do nějakého rozhraní nebo přesunuli do adresáře, a případně opatřili doprovodnými informacemi – metadaty.
Pokud papírové dokumenty vznikly z nějakých dat v informačním systému, je postup stejný. Automatické vytvoření PDF souborů, zapečetění elektronický certifikátem podniku a časovým razítkem.
S papíry je práce nejobtížnější, ale i tady je možná určitá automatizace. Skener se prostě nastaví tak, aby se soubory automaticky ukládaly někam, kde z nich systém vytvoří elektronické originály.
Ať už je situace jakákoliv, je podstatné, aby se řady šanonů zbytečně neprodlužovaly. To znamená, aby nově vytvářené dokumenty splňovaly požadavky na elektronické originály. Aby nevznikalo něco, co bude za čas zapotřebí konvertovat.
Verze pro tisk
