Udělali si to sami

Nástroje pro vytváření inteligentních formulářů a řízení jejich oběhu (602XML Designer a 602XML Form Server) už mají k dispozici téměř rok a pořádný kus práce za sebou. To zahrnuje zejména výrobu formulářů a nastavování pravidel pro jejich oběh. Takto připravených formulářů existuje již kolem dvaceti. Jejich zprovoznění čeká už jen na nový provozně-ekonomický systém (ERP), s jehož databází zaměstnanců mají být formuláře provázány.

Tři formuláře v jednom

Většinu práce udělal osobně expert IT oddělení Mgr. Pavel Rybiař, který už také první formuláře zprovoznil. Jedním z nich je inteligentní formulář, který nahrazuje tři papírové – výkaz neshodného materiálu, výkaz chybějícího materiálu a vytvoření reklamačního listu. Jedná se o dokument, který vytváří pracovník vstupní kontroly, vedoucí skladu nebo mistr ve výrobě, který zjistí, že ve vyfasovaném materiálu něco chybí nebo že některá součástka má nesprávné parametry. Vyplní tedy inteligentní formulář a z roletky v příslušné rubrice vybere kolegu z útvaru MTZ (materiálně-technické zabezpečení), jemuž údaje pošle. Ten vyskladní požadovaný materiál, eventuálně předjedná s dodavatelem řešení v případě vadné dodávky a formulář předá do dalšího procesu, na jehož konci je odeslání reklamace dodavateli, uvolnění zadrženého materiálu do výroby nebo nějaké jiné řešení.



Pomocí dalších již zprovozněných formulářů žádají zaměstnanci o nákup „majetku infrastruktury“ nebo o nákup „informačních technologií“. Opět je elektronicky pokryt kompletní proces – od zadání žádosti přes její schválení až po objednání. „Formuláře jsou v ostrém provozu, ale to neznamená, že by věci nebyly v pohybu. Pořád se stává, že někteří uživatelé přicházejí s tím, že by něco potřebovali jinak. Někdy je provedení změn otázkou půlhodiny, jindy to vyžaduje složitější práci,“ popisuje situaci Pavel Rybiař.

Od šestého formuláře pohoda

Mnoho dalších inteligentních formulářů, na které se jeho kolegové mohou těšit, zahrnují hlavně personalistiku. Úplně na začátku vzal Pavel Rybiař papírové formuláře, které se ve firmě používají, roztřídil je podle četnosti užívání a stanovil priority s tím, že začal od těch jednodušších. „Nejdřív mi z toho šla hlava kolem,“ vzpomíná. „Člověk se do toho musí dostat, vyzkoušet si to. Nicméně po vytvoření prvních pěti šesti formulářů si na to zvykne a s každým dalším formulářem se zdokonaluje,“ doplňuje expert z TOROLY a pochvaluje si přehlednost uživatelského prostředí 602XML Designer. „To samé je možné říci i o Form Serveru. Je to prostě dobře udělané.“