Úplně na začátku byla nutnost vyhovět požadavkům auditorů, aby některé procesy byly provázeny prokazatelným podpisem manažera. Následoval projekt, jehož výsledkem bylo nejen splnění těchto požadavků, ale také usnadnění a zefektivnění některých procesů.
Záměr zavést v české pobočce oběh inteligentních formulářů vznikl na konci roku 2008 a na jaře následujícího roku byl vybrán produkt. Jak vysvětluje IT specialista Jaroslav Tajbl, pro 602XML hovořila zejména možnost vytvořit formulář v takové grafice, aby se co nejvíce podobal tiskopisu a aby se v něm tudíž uživatelé mohli snadno orientovat. Další výhodou proti jakémukoliv informačnímu systému je možnost postupně rozšiřovat počet formulářů a vlastními silami pokrývat v zásadě nemezený počet procesů na jednotné platformě.
Přijďte na seminář pořádaný společností Software602 a portálem www.bezpapiru.cz. Legislativa, procesy, technologie, praktické aspekty. Využijte našich zkušeností!
Vytváření formulářů bez problémů
„Designování formulářů je snadné, i s integrací s jinými systémy a databázemi jsme se poradili bez významnějších problémů. Poměrně pracné je naopak zadávání hodně složitých výpočtů, má-li je formulář provádět automaticky. Zvláště, když to člověk nedělá každý den,“ hodnotí manažer projektu dosavadní zkušenost s technologií 602XML.
Jak vysvětluje IT specialista Jaroslav Tajbl, pro 602XML hovořila zejména možnost vytvořit formulář v takové grafice, aby se co nejvíce podobal tiskopisu a aby se v něm tudíž uživatelé mohli snadno orientovat.
„S lidmi z 602 se jednalo dobře. Zejména nám vyhovovalo, že pokud jsme něco potřebovali jinak, než bylo ve standardní verzi produktu, byli ochotni nám jej přizpůsobit,“
Od firmy Software602 si koupili nejen softwarové licence, ale také podporu při zavedení produktu, tedy instalaci, školení a společné vytvoření prvních formulářů. „S lidmi z 602 se jednalo dobře. Zejména nám vyhovovalo, že pokud jsme něco potřebovali jinak, než bylo ve standardní verzi produktu, byli ochotni nám jej přizpůsobit,“ líčí Jaroslav Tajbl svou zkušenost. Součástí přípravné fáze byla také integrace 602XML Form Server s některými dalšími informačními systémy.
Konec hledání v šanonech
Za rozhodující okamžik označuje Jaroslav Tajbl zavedení dovolenky na začátku loňského léta. Hned první den vyplnilo inteligentní formulář více než 50 uživatelů (české UPC má přibližně 500 zaměstnanců), což potvrdilo, že si na nový produkt zvykli bez problémů.
A inteligentních formulářů postupně přibývá. Požadavky na pokrývání procesů vychází od uživatelů, respektive od manažerů, kteří již nechtějí, aby se jejich podřízení zdržovali zbytečnou administrativou. Na IT vezmou papírový tiskopis, snaží se vytvořit co nejpodobnější elektronický a zároveň přemýšlí, kde práci zjednodušit.
Následuje pilotní provoz a jednoho dne pak firmou proběhne oznámení, že papírové žádanky se již nemají používat, kde lze najít inteligentní formulář a na jakém čísle funguje telefonická podpora. „Nějaké dotazy bývají, ale není jich tolik, aby na to bylo třeba vyčleňovat příliš času,“ konstatuje Jaroslav Tajbl.
Snadné, rychlé a uživatelsky vstřícné pokrytí interních procesů. Vhodný doplněk velkých informačních systémů.
„Samozřejmě, někomu se to líbí více, někomu méně,“ popisuje postoj uživatelů. „Někdo byl zvyklý, že na stůl dostal hromadu papírů, připsal na ně podpis a tím to bylo skončené. To pro něj bylo pohodlnější. Ale je otázka, kolik času museli jeho podřízení vynaložit, aby se ty papíry na jeho stůl dostaly.“ Jak pokračuje, pořádný kus práce ušetřila elektronizace také pracovníkům informatiky a jejich kolegyním v účtárně, kde skončilo dohledávání papírů v šanonech.
Verze pro tisk
