Snadné vícenásobné podepisování elektronických dokumentů

Proč elektronický podpis?

Připojení elektronického podpisu je důkazem o tom, že podepisující osoba dokument schválila, obdobně jako je tomu u ručního podpisu listiny. Navíc dává příjemci jistotu, že od chvíle podepsání nebyla v dokumentu provedena žádná změna.

Proč je navíc zapotřebí časové razítko?

Elektronické časové razítko potvrzuje, kdy byl dokument podepsán. To je potřebné k tomu, aby v budoucnu bylo možné prokázat, že elektronický certifikát, jímž bylo podepsáno, byl ve chvíli provedení podpisu platný.

Zajištění právní učinnosti elektronického dokumentu

Elektronický podpis je tedy nutnou podmínkou k tomu, aby měl elektronický dokument právní účinnost. A časové razítko je nutnou podmínkou k tomu, aby tato účinnost trvala déle než jeden rok, protože podpisové certifikáty se vydávají s jednoroční platností.

Proč vícenásobné podepisování?

V řadě situací předpisy vyžadují, aby na dokumentu byly podpisy několika lidí zároveň. Smlouvu musí podepsat více stran, podnikové dokumenty musí obsahovat podpisy více jednatelů, úřední dokumenty musí splňovat požadavky podpisového řádu.
Není problém zapsat na listinu tolik podpisů, kolik se jich vejde. U elektronického dokumentu ale představuje postupné přidávání elektronických podpisů a časových razítek určitý technický problém.

V čem je vícenásobné podepisování obtížné?

Je-li dokument zabezpečen elektronickým podpisem, je k němu připojen tzv. kontrolní součet (hash). Změny provedené až po připojení elektronického podpisu se projeví „rozbitím“ tohoto součtu a uživatel má možnost tuto skutečnost snadno zjistit.
Naprostá většina dnes dostupných nástrojů funguje tak, že připojení dalšího podpisu znemožní vidět neporušenost předchozích. A i tam, kde to možné je, se jedná o pracný úkon, který nemůže být automatizován. Přitom právě úspora pracnosti by měla být klíčovým přínosem přechodu na elektronické dokumenty.

Jak tedy na snadné vícenásobné podepisování?

Inteligentní elektronický formulář celý proces vícenásobného podepisování významně usnadňuje a zajišťuje plně funkční vícenásobné podepisování bez porušení předešlých podpisů.

Připravili jsme pro Vás ukázkový formulář, v kterém si můžete vyzkoušet základní funkci – tedy postupné připojování elektronických podpisů.

Ukázkový formulář pro vícenásobné podepisování

K vyzkoušení vícenásobného podepisování budete potřebovat:

• elektronický formulář (s časově omezenou funkcí)
• bezplatný nástroj pro práci s formulářem – 602XML Filler. 

Jak s ukázkovým formulářem zacházet

1. Vyberte dokument, který chcete podepisovat. Může se jednat o jakýkoliv soubor ve formátu PDF, ať je již podepsaný či nikoliv (v druhém případě připojujete první podpis)
2. Otevřením v podepisovacím formuláři tento dokument načtěte, obdobně jako připojujete přílohu k emailu
3. Pokud chcete vědět, co podepisujete, otevřete dokument. V opačném případě klikněte na ikonku pro připojení podpisu.
4. V okně, které se automaticky otevřelo, vyberte elektronický podpis, který chcete připojit. Po propojení s certifikační autoritou by Vám formulář nabídl také možnost připojit časové razítko.
5. Formulář s podepsaným dokumentem uložte nebo pošlete emailem kolegovi k připojení dalšího podpisu. 
6. Tento postup můžete opakovat libovolně krát.

Výhody řešení od firem Software602 a Novell

• Jak jste se mohli přesvědčit, je tak snadné a intuitivní, že většinou není třeba školení uživatelů.
• Společně se softwarovým nástrojem je možné koupit také kompletní řešení časových razítek – se zásobou razítek za velmi výhodnou cenu
• Může být rozšířeno o funkci hromadného podepisování. Schvalující manažer má před sebou seznam dokumentů a může je všechny podepsat jediným kliknutím
• S podpisy je automaticky vytvářena i podpisová kniha
• Do pořadí podpisů je možné zařadit i osobu mimo organizaci
• Nástroj může být rozšířen o pokročilé funkce řízení oběhu dokumentu (workflow)
• Řešení může být využíváno samostatně nebo začleněno do informačního systému 

• Reference

• Související produkty

• Jak se dozvědět víc