Snadné vícenásobné podepisování elektronických dokumentů

Proč elektronický podpis?

Připojení elektronického podpisu je důkazem o tom, že podepisující osoba dokument schválila, obdobně jako je tomu u ručního podpisu listiny. Navíc dává příjemci jistotu, že od chvíle podepsání nebyla v dokumentu provedena žádná změna.

Proč je navíc zapotřebí časové razítko?

Elektronické časové razítko potvrzuje, kdy byl dokument podepsán. To je potřebné k tomu, aby v budoucnu bylo možné prokázat, že elektronický certifikát, jímž bylo podepsáno, byl ve chvíli provedení podpisu platný. Dnes již existuje snadný způsob, jak časovým razítkem opatřit prakticky jakýkoliv dokument. Přečtěte si o tom ve zvláštním článku.

• Kvalifikovaná časová razítka snadno

Zajištění právní účinnosti elektronického dokumentu

Elektronický podpis je tedy nutnou podmínkou k tomu, aby měl elektronický dokument právní účinnost. A časové razítko je nutnou podmínkou k tomu, aby tato účinnost trvala déle než jeden rok, protože podpisové certifikáty se vydávají s jednoroční platností.

Proč vícenásobné podepisování?

V řadě situací předpisy vyžadují, aby na dokumentu byly podpisy několika lidí zároveň. Smlouvu musí podepsat více stran, podnikové dokumenty musí obsahovat podpisy více jednatelů, úřední dokumenty musí splňovat požadavky podpisového řádu.
Není problém zapsat na listinu tolik podpisů, kolik se jich vejde. U elektronického dokumentu ale představuje postupné přidávání elektronických podpisů a časových razítek určitý technický problém.

V čem je vícenásobné podepisování obtížné?

Je-li dokument zabezpečen elektronickým podpisem, je k němu připojen tzv. kontrolní součet (hash). Změny provedené až po připojení elektronického podpisu se projeví „rozbitím“ tohoto součtu a uživatel má možnost tuto skutečnost snadno zjistit.
Naprostá většina dnes dostupných nástrojů funguje tak, že připojení dalšího podpisu znemožní vidět neporušenost předchozích. A i tam, kde to možné je, se jedná o pracný úkon, který nemůže být automatizován. Přitom právě úspora pracnosti by měla být klíčovým přínosem přechodu na elektronické dokumenty.

Jak tedy na snadné vícenásobné podepisování?

Inteligentní elektronický formulář může celý proces vícenásobného podepisování významně usnadnit a zajistit plně funkční vícenásobné podepisování bez porušení předešlých podpisů. Rovněž poskytuje velice snadné ověření platnosti připojených podpisů, další navázání na organizační procesy a jednoznačné předávání dalším osobám. Není problém využít i doplňkové služby v podobě připojování časových razítek k dokumentům, jejichž povaha to vyžaduje.

Výhody řešení od firem Software602 a Novell

• Využití nástrojů je tak snadné a intuitivní, že většinou není třeba školení uživatelů.
• Společně se softwarovým nástrojem je možné koupit také kompletní řešení časových razítek – se zásobou razítek za velmi výhodnou cenu
• Může být rozšířeno o funkci hromadného podepisování. Schvalující manažer má před sebou seznam dokumentů a může je všechny podepsat jediným kliknutím
• S podpisy je automaticky vytvářena i podpisová kniha
• Do pořadí podpisů je možné zařadit i osobu mimo organizaci
• Nástroj může být rozšířen o pokročilé funkce řízení oběhu dokumentu (workflow)
• Řešení může být využíváno samostatně nebo začleněno do informačního systému 

• Reference

• Související produkty

• Jak se dozvědět víc