Hradecká lesní a dřevařská společnost (HLDS) je obchodní organizace s přibližně 70 zaměstnanci a ročním obratem přes čtyři miliardy korun. Naprostá většina jejích aktivit je zaměřena na velkoobchod dřevem svého klíčového akcionáře, jímž jsou Lesy České republiky. Inteligentní formuláře jsou zde využívány od roku 2004 a ušetřily tisíce hodin, které by zaměstnanci jinak strávili vyplňováním pracovních lístků, dovolenek, vyúčtování služebních cest, výkaz spotřeby pohonných hmot a další.
Při vyplňování inteligentních elektronických formulářů se prakticky nedá udělat chyba. Je to velice pohodlné.
V roce 2004 dospěli v HLDS k tomu, že zaměstnanci tráví příliš mnoho času administrativními činnostmi a začali hledat cestu, jak jim situaci ulehčit. Tedy hledat řešení pro vytváření off-line formulářů. Srovnali několik variant a rozhodli se pro technologii 602XML. Lidé z 602 dodali první formulář, kterým byl pracovní list (výkaz o docházce do zaměstnání), následovalo vyúčtování služební cesty. To již vytvořil IT manažer HLDS Ing. Michal Půža (mimochodem, pravidelný čtenář SWět602). A od té doby postupně přibývají další.
Inteligentní formuláře 602XML jsou zaměstnancům nabízeny jako varianta ke vzorům v kancelářských programech. Takže pokud někdo chce dokument vyplňovat a počítat kolonku po kolonce, vytisknout, podepsat a odnést do účtárny, nikdo mu v tom nebrání. Ale těch, kdo takovou cestu volí, není mnoho. „Naši uživatelé jsou poměrně konzervativní, ale třeba pracovní lístek přijali velice snadno. Každá jiná varianta má totiž nějakou významnou nevýhodu. Při vyplňování inteligentních elektronických formulářů se prakticky nedá udělat chyba. Je to velice pohodlné. A vyúčtování cest jakbysmet. Stačí vyťukat kdy, odkud a kam a hned vypadne výsledek,“ pochvaluje si Michal Půža.
Obchodníkům v terénu pomohlo nejen snadné vyplňování, ale i to, že s inteligentními formuláři už nemusí jezdit do účtárny. Pracovníci HLDS jsou vybaveni elektronickými podpisy s certifikáty vydanými podnikovou certifikační autoritou, takže vyplněný dokument mohou podepsat a odeslat – e-mailem nebo prostým kliknutím na ikonku ve formuláři. Hodně pomáhá i možnost postupného podepisování téhož dokumentu (tzv. parciální podpisy), bez nějž by nebylo možné schválit třeba dovolenku.
Obchodníkům v terénu pomohlo nejen snadné vyplňování, ale i to, že s inteligentními formuláři už nemusí jezdit do účtárny.
Věrný fanoušek a technický expert
Ale ne všechny inteligentní formuláře se setkaly s takovým ohlasem. Manažer podnikového IT připouští, že třeba v případě dokumentace ISO procesů sáhnou kolegové raději po vzorech v textovém editoru. Naopak v účtárně nedají na 602XML dopustit. Nejen proto, že jim chodí vyúčtování kolegů bez chyb, ale spoustu času jim šetří i inteligentní formuláře České správy sociálního zabezpečení.
Jak se formuláře vytvářejí? „Když vytvářím nový, vracím se zpravidla k 602XML Designer pro delší přestávce, takže si musím zvykat, ale je to nástroj, který se mi líbí. Pracuje se mi s tím dobře. Jsem fanda té technologie,“ říká Michal Půža a lituje, že této činnosti nemůže věnovat větší část svého času.
A jak říká, mrzí jej také, že nefunguje lépe sdílení zkušeností. Stává se například, že uvažuje o vytvoření nového formuláře a rád by se nechal inspirovat tím, jak stejnou problematiku vyřešili jinde. „Na portále www.bezpapiru.cz se dá něco najít, ale potřeboval bych těch příkladů mnohem víc. Jestli bych měl chtít, aby něco bylo jinak, pak je to právě tohle.“ A editor portálu hned slíbil, že se bude více snažit.
Podrobnější případovou studii najdete zde.
Verze pro tisk
