Výrobní výkazy, plány a kalkulace v nástrojárně Flow Tech

Zákazník:

Nástrojárna Flow Tech se sídlem ve Zlíně vyrábí upínací přípravky, lisovací nástroje, kontrolní přípravky a měřidla a nástroje pro zemní práce. Podstatná část produkce je vyvážena do zemí západní Evropy. Podnik v současné podobě vznikl v roce 2005 sloučením firem Flow Tech a ZPS – Nástrojárna. Zaměstnává přibližně 150 lidí.

Dodané produkty a služby:

• 602 XML Form Publishing
• 602Office
• 602SQL Server
• 602XML Filler
Dodávka byla realizována v roce 2006, v dalším roce Software602 poskytuje podporu.

Situace před zahájením projektu:

Ve firmě se vytvářela řada pravidelných zápisů, výkazů, plánů a kalkulací. K tomu se používal běžný kancelářský software (ani ten nebyl zaveden systematicky, ale ad hoc v jednotlivých počítačích) nebo papírové formuláře. Toto řešení mělo následující omezení:
• vyhotovování plánů, reportů a kalkulací bylo hodně pracné. Jediná výrobní kalkulace mohla zabrat až několik dnů času zkušeného pracovníka (pokud se jednalo o dost komplexní výrobek)
• bylo obtížné zabránit zaměstnancům, aby přistupovali k plánování a vykazování „kreativním způsobem“ a ve všem přesně dodržovali instrukce.
• neexistoval centrální přehled o informacích vyplněných do zápisů a reportů. Proto nebylo možné vždy objevit nesprávné údaje zapsané do výkazu práce a dalších klíčových dokumentů.
• pro ty, kdo vytvářeli kalkulace pro nabídky a fakturaci, bylo obtížné získat úplné informace o zdrojích potřebných pro konkrétní úkol. Mnohdy nezbývalo, než v některých položkách pracovat s odhady.
• rozhodování o investicích do údržby strojů a zařízení nebylo založeno na srovnání alternativ (například náklady na nabroušení nástroje versus náklady na provoz za stávajícího stavu)
• podklady pro rozhodování, které mělo k dispozici vedení podniku, vycházely téměř výhradně z firemního účetnictví.

Flow Tech potřeboval řešení, které:
• sníží čas potřebný k vyhotovení klíčových dokumentů
• zajistí, že všichni pracovníci budou vytvářet úplné, správné a pravdivé dokumenty
• umožní snadno vytvářet podklady pro rozhodování
• sjednotí kancelářské aplikace používané v celé firmě.

Situace po nasazení řešení:

Zaměstnanci Flow Techu používají pro běžné kancelářské účely balík 602Office. Klíčové procesy jsou pokryty inteligentními formuláři 602XML, které provedou uživatele vyplněním, automaticky vypočítají hodnotu některých položek, nepovolí změnu kolonek a umožní odeslání až poté, co je celý formulář vyplněn úplně a správně.
Údaje z formulářů jsou ukládány do centrální databáze, kde je možné k nim přistupovat pomocí běžného tabulkového procesoru (v tomto případě se jedná o tabulkový kalkulátor ze sady 602Office). Tato získaná data jsou využívána pro cenové kalkulace, rozhodování o investicích apod.

Po nasazení tohoto řešení:

• radikálně klesla chybovost při vytváření zápisů, výkazů, plánů a kalkulací
• pokud by některý zaměstnanec přece jen zanesl do výkazu nepravdivé údaje, díky centrálnímu pohledu to bude velmi rychle odhaleno
• zvýšila se efektivita práce, protože vytváření některých dokumentů je méně pracné, a tudíž netrvá tak dlouho. To je zvláště markantní u složitých kalkulací.
• zaměstnanci vytvářejí veškeré výrobní dokumenty v požadované formě. Jakákoliv „kreativita“ ve smyslu vynechávání kolonek, vytváření jiných apod. nepřichází v úvahu
• existuje snadno přístupný zdroj dat, který slouží jako opora pro nákladové kalkulace
• rozhodovávání o investicích do údržby a obměně zařízení je založeno na reálných datech o nákladech spojených s různými alternativami
• došlo k formalizace některých procesů
• existuje centrální přehled o stavu těchto procesů.

Řešení je natolik flexibilní, že podnik je schopen snadno zavádět další formuláře a pokrývat další procesy. To se také průběžně děje.

Za zmínku jistě stojí i to, že náklady na zavedení tohoto řešení představovaly zlomek ceny konkurenčních nabídek.