Automatizovaná publikace životních situací na portále veřejné správy

Každému orgánu veřejné moci, který zveřejňuje elektronické formuláře, přibyla další povinnost. Publikovat tyto formuláře také na Portálu veřejné správy. To se netýká jen interaktivních formulářů, ale i tiskopisů ve formátech jako Microsoft Word nebo statické PDF. Formulářové řešení Software602 tuto povinnost plně automatizuje.

CO Z VAŠICH FORMULÁŘŮ A DOKUMENTŮ NESMÍ NA PVS CHYBĚT

Na začátek jen stručné shrnutí. Portál veřejné správy (PVS) dostupný na www.gov.cz by se měl stát centrálním místem, kde občané i podnikatelé najdou vše, co potřebují ke komunikaci s orgány veřejné moci  - informace, kontakty, formuláře a přístup do datové schránky. Novela zákonů o informačních systémech veřejné správy (365/2000Sb) a o datových schránkách (300/2008Sb), která vstoupila v platnost 29. listopadu loňského roku, přinesla PVS řadu změn, jako například spojení s Czech POINTy a zřízení „telefonního seznamu datových schránek“.  Pro naše účely je podstatné, že orgány veřejné moci by nyní měly na PVS zveřejňovat:

  • strukturovaný popis životních situací (základní informace, určení, kdo je v záležitosti oprávněn konat, jaký je správný postup, jaké jsou poplatky, lhůty pro vyřízení atd.);
  • věstníky, tedy sbírky předpisů a metodických pokynů;
  • další povinně zveřejňované informace, většinou na základě speciálních legislativních předpisů;
  • formuláře elektronického podání.

V každém případě by však na PVS neměla být publikována jen část formulářů úřadu (jak se má občan dozvědět, že jiném místě najde další formuláře?), a už vůbec se nemělo stávat, že na PVS zůstane neaktuální verze.

V současné době se jedná o povinnost závaznou pro centrální orgány státní správy. I pro města a obce je však velkou výhodou, pokud využijí možnosti publikovat své formuláře na PVS. Je-li účelem zveřejnění formulářů zkvalitnění služeb občanům, je logické, že by měl občan a podnikatel tyto formuláře najít i na centrálním místě komunikace s veřejnou správou. To platí tam, kde se jedná o skutečně interaktivní formuláře i tam, kde statický formulář ušetří jen cestu pro tiskopis na úřad.  Pokud je cílem snížení pracnosti na straně úřadu, je opět logické, že interaktivní formuláře by měly být umístěny tam, kam budou chodit lidé s největším zájmem o elektronickou komunikaci.

V každém případě by však na PVS neměla být publikována jen část formulářů úřadu (jak se má občan dozvědět, že jiném místě najde další formuláře?), a už vůbec se nemělo stávat, že na PVS zůstane neaktuální verze.

Požadavek na přítomnost aktuálních formulářů na PVS je logický i z hlediska občana. Pokud přijde jako uživatel na ústřední informační místo veřejné správy a vyhledá zde informace o životní situaci, kterou řeší, má právo očekávat, že na stejném místě najde také formulář, bude mít možnost jej vyplnit a buď přímo odeslat nebo alespoň podrobit kontrole, že vyplnění je úplné a správné. To je směr, kterým se PVS ubírá, a který musí respektovat každý, komu opravdu jde o zkvalitnění služeb občanům.

Pro organizaci, která publikuje desítky formulářů, však může představovat komunikace s PVS časově poměrně náročný úkol. Už jenom udržet přehled o tom, které aktualizace již byly publikovány na PVS.

Vkládání (nebo aktualizace) formuláře životní situace probíhá tak, že uživatel si stáhne servisní formulář, který je umístěn na http://portal.gov.cz/portal/ovm/zverejneniEP.html, vloží do něj formulář životní situace jako přílohu, doplní údaje a takto vyplněný servisní formulář včetně přílohy odešle datovou schránkou. Stejný postup umožňuje smazat již publikovaný formulář nebo v něm provést změny. Dokud úřad publikuje jednotky formulářů, není takový postup příliš náročný, přestože směřuje proti základnímu smyslu elektronizace. Místo, aby mechanická práce ubývala, vznikají další požadavky a úkony.

ŘEŠENÍ SOFTWARE602: PLNÁ AUTOMATIZACE

Pro organizaci, která publikuje desítky formulářů, však může představovat komunikace s PVS časově poměrně náročný úkol. Už jenom udržet přehled o tom, které aktualizace již byly publikovány na PVS, a které ještě nikoliv! Složitost se dále zvyšuje tam, kde právo publikovat formulář mají i někteří uživatelé (například ředitelé odborů a jimi pověřené osoby) a kde publikace neprobíhá prostřednictvím systému s centrální kontrolou. V takové situaci úřad zcela závisí na tom, že nikdy nedojde k opominutí a že si žádný uživatel neusnadní práci. Případná chyba se projeví až příchodem podání učiněného na špatné verzi formuláře.

V této souvislosti připomínáme nutnost publikovat na PVS nejen interaktivní formuláře, ale i statické (word, PDF atd.), kterých najdete webových stránkách mnoha obcí s rozšířenou působností více než 100. Jediným dlouhodobě přijatelným východiskem této situace je automatizace.

Je-li účelem zveřejnění formulářů zkvalitnění služeb občanům, je logické, že by měl občan a podnikatel tyto formuláře najít i na centrálním místě komunikace s veřejnou správou.

Firma Software602 potřebné funkce zahrnula již do současné verze svého formulářového řešení,  respektive do produktu Software602 Form Server. Při zveřejnění každého nového formuláře nebo při zveřejnění aktualizace je k dispozici tlačítko „publikovat na PVS“, případně může být komunikace s PVS zcela automatizována. V každém případě systém automaticky vyplní příslušný servisní formulář, vloží do něj formulář životní situace, doplní data a připraví datovou zprávu k odeslání. Při odeslání datové zprávy je vytvořen (opět strojově) záznam o tom, které verze byla do PVS odeslána.

JAK PEČLIVĚ SLEDUJE VÁŠ DODAVATEL ZMĚNY?

Tato funkce je k dispozici všem, kdo využívají inteligentní formuláře životních situací a jako serverové řešení používají Software602 Form Server,  ať již v rámci samostatného řešení či jako součást spisové služby (inteligentní formuláře několika desítek životních situací jsou zahrnuty v základní ceně řešení).

Automatizovaná publikace (a automatizované smazání) životních situací na PVS je dobrou ukázkou toho, jak by měla elektronizace úřadu fungovat. A to hned z několika aspektů:

  1. dodavatel má sledovat změny v legislativě a projektech centrální státní správy, včetně změn připravovaných, a včas reagovat. Nová úpravy by měla být v produktu implementována nejpozději do data, kdy změna vstoupí v účinnost. Nejde přitom jen o striktní splnění požadavků legislativy a využití nových možností, ale také o to, aby nová aktivita nebyla pro úřad příliš pracná. 

    Právě to je jedním z klíčových rysů formulářových řešení Software602 sestávajících z formulářů jako nezávislých miniaplikací s vlastní logikou, designéru formulářů a systému pro řízení jejich oběhu, správu a publikaci.

  2. jestliže se integrace informačních systémů a technologií uvnitř úřadu stává v podstatě samozřejmým požadavkem, má být pozornost věnována také vnější integraci, tedy propojení informačních systémů s okolím organizace. V případě formulářů životních situací je vše usnadněno tím, že formuláře a PVS pracují se stejnou formulářovou technologií stejného dodavatele. Nicméně v každém případě by měl být splněn požadavek maximální automatizace, sdílení metadat, kontroly správnosti vyplňování porovnáním s daty jiné organizace apod.        

    Nejde přitom jen o striktní splnění požadavků legislativy a využití nových možností, ale také o to, aby nová aktivita nebyla pro úřad příliš pracná.

  3. pro úřad představuje obrovskou výhodu, pokud IT architektura umožňuje snadné a rychlé zavádění změn. Právě to je jedním z klíčových rysů formulářových řešení Software602 sestávajících z formulářů jako nezávislých miniaplikací s vlastní logikou, designéru formulářů a systému pro řízení jejich oběhu, správu a publikaci.

Mimochodem. Ti, kdo se dali cestou onlinových formulářů, si teď možná říkají, že měli být prozíravější, na portálu PVS čistě on-line formuláře nepůjdou zveřenit. již nyní se ví, že v příští verzi formulářového řešení Software602 bude možné snadno měnit offlinové formuláře v onlineové a naopak. Není náhodou právě teď ten správný čas na změnu?

Antonín Drahovzal
Ředitel pro významné zákazníky v Software602

Převzato z časopisu eGovernment